国立大学法人 総合研究大学院大学 規程集(学外)

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国立大学法人総合研究大学院大学文書処理規程
平成17年3月18日
法人規程第7号
一部改正 18.6.6/19.4.24/20.3.27/
22.3.25/23.3.28/25.2.7/
25.3.26/27.3.25/27.6.24/ 
28.6.29/29.3.22
目 次
第1章 総則
(趣旨)
第1条 国立大学法人総合研究大学院大学(以下「法人」という。)における法人文書の接受、配付、起案その他処理の手続きについては、この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程において「法人文書」とは、その内容が法人の業務及び総合研究大学院大学(以下「大学」という。)の教育研究業務に係る書類で、次の各号に掲げるものをいう。
(1)起案する法人文書(以下「起案法人文書」という。)
(2)法人名若しくは法人の学長又は部局の長の職名並びに大学名又は部局名若しくは大学の学長、副学長又は部局の長の職名をあて名として接受する法人文書
(3)法人名若しくは法人の学長又は部局の長の職名並びに大学名又は部局名若しくは大学の学長、副学長又は部局の長の職名をもつて発送する法人文書
2 この規程において「部局」とは、大学の研究科、研究科の専攻、附属図書館、学融合推進センター、学術情報基盤センター、広報社会連携室、事務局、事務局の課、室、内部監査室及び監事室をいう。
3 この規程において「基盤機関」とは、総合研究大学院大学学則(平成16年学則第1号)第1条に規定する機関をいう。
(文書処理の基本)
第3条 法人文書は、適正かつ敏速に処理し、もつて法人業務の能率向上に資するようにしなければならない。
(文書の取扱い)
第4条 法人文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。
2 法人文書は、法人事務所の指定された場所に整理して保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
3 職員は、出張、休暇等で不在になるときは、あらかじめ法人文書の処理状況を直属の長に申し出なければならない。
(法人文書処理の担当)
第5条 法人文書(次項の法人文書を除く。)は、事務局の所掌業務又は所掌事務に従い、処理するものとする。
2 研究科の専攻における起案文書、専攻名又は専攻の長の職名をあて名として授受する文書又は発送する文書の処理手続きは、研究科の専攻又は研究科の専攻を置く基盤機関において別に定める。
(法人文書処理の総括)
第6条 総務課長は、法人文書の処理の手続きがこの規程に定めるところにより適切に行われるよう、法人文書の処理に関する事務を総括する。
第2章 法人文書の接受及び配付
(法人文書の接受)
第7条 第2条第1項第2号に規定する法人文書(第5条第2項に規定する法人文書を除く。第8条において同じ。)は、すべて総務課において接受するものとする。
2 職員が法人文書を直接受け取った場合は、速やかに総務課へ回付しなければならない。
(接受した法人文書の処理)
第8条 総務課は、法人文書を接受したときは、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。
(1)親展等の表示のある法人文書を除き、直ちに開封し、内容により、その法人文書の処理を担当する課及び主幹(以下「処理担当課等」という。)の別に分類すること。
(2)その法人文書に、別表に定める法人文書記号及び法人文書番号並びに受付月日を記入すること。ただし、軽易な法人文書と認められるものについては受付月日だけを記入すること。
(3)国立大学法人総合研究大学院大学法人文書処理簿(別紙様式第1号)に、その法人文書の法人文書番号、受付月日、件名及び発信者その他必要な事項を記入すること。ただし、軽易な法人文書と認められるものについては、これらの記入を省略することができる。
(法人文書の配付)
第9条 総務課は、前条の規定により処理された法人文書を、前条第3号に規定する国立大学法人総合研究大学院大学法人文書処理簿(別紙様式第2号)に受領の確認を得て、処理担当課等の担当職員に配付するものとする。
2 総務課は、第5条第2項に規定する法人文書を接受した場合は、速やかに研究科の専攻の事務を担当する基盤機関の課等に回付するものとする。
(配付された法人文書の処理)
第10条 前条第1項の規定により法人文書の配付を受けた処理担当課等はその法人文書を直ちに処理担当課等の長に提示しなければならない。ただし、軽易な法人文書と認められるもの及び定型的に処理することが可能な法人文書についてはこの限りでない。
2 処理担当課等は、軽易な文書と認められるものを除き、総務課に法人文書記号及び法人文書番号を請求するものとする。その際、総務課は第8条第3号に規定する国立大学法人総合研究大学院大学法人文書処理簿(別紙様式第2号)に法人文書の法人文書番号、受付月日、件名及び発信者その他必要な事項を記入するものとする。
3 処理担当課等の長は、第1項の法人文書(同項ただし書の法人文書を除く。)のうち研究科長をあて名とする法人文書で必要と認めるものについては、その法人文書の写しをファクシミリ等を利用して当該研究科長に送付し、その処理について協議するものとする。
4 処理担当課等の長は、第1項の法人文書(同項ただし書の法人文書を除く。)及び前項の法人文書の処理に関し、速やかに担当職員に起案させる等必要な措置をとらなければならない。
5 処理担当課等の長は、配付された法人文書又は次項の法人文書で重要なものについては速やかに事務局長に報告し、特に重要なものについては学長、担当理事又は副学長に報告するものとする。
6 基盤機関の課等は、第5条第2項に規定する法人文書で重要なものについては速やかに当該法人文書の処理に関係する処理担当課等の長に報告するものとする。
7 第1項ただし書に規定する法人文書については、処理担当課等は、速やかに起案等必要な措置をとるものとする。
第3章 法人文書の起案、合議及び決裁
(起案の原則)
第11条 起案法人文書は、原則として、事案ごとに作成するものとする。
2 起案法人文書の表紙には、特に定めるもののほか、原議書(別紙様式第3号)を用いるものとする。
(起案法人文書の作成の基準)
第12条 起案法人文書を作成するときは、次の各号に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1)文書に用いる文字、送り仮名、文体等は「公文書の書式と文例」(文部科学省発行)等を参照すること。
(2)起案法人文書は、左横書きとし、左とじとする。ただし、特に縦書きの必要があるものについては、この限りでない。
(3)起案者は、起案法人文書を訂正したときは、その箇所に押印すること。
(4)起案法人文書には、必要に応じ関係資料を添付すること。
(起案法人文書の区分)
第13条 起案法人文書は、その内容により、次に例示する区分により作成し、その区分を件名の後ろにかつこ書きして明示しなければならない。ただし、当該例示する区分に適さない起案法人文書にあっては、この限りでない。
  通  知  所掌に関して必要な事項を伝達するために発する法人文書
  制  定  規則、規程等の制定に関する法人文書
  申  請  許可、認可等の行為を求めるための申請に関する法人文書
  上  申  人事の上申に関する法人文書
  決  定  予算要求、経費支出等の決定に関する法人文書
  契  約  契約に関する法人文書
  証  明  学長名、副学長名又は部局長名等による事実の証明に関する法人文書
  協  議  他の機関等に対する協議に関する法人文書
  依  頼  依頼に関する法人文書
  照  会  照会に関する法人文書
  回  答  依頼、照会等に対し回答する法人文書
  報  告  報告に関する法人文書
  供  閲  供閲に関する法人文書
  事務連絡  事務連絡に関する法人文書
(供閲文書)
第14条 供閲文書は、適当な方法によって、関係者の閲覧に供するものとする。
2 供閲文書については、必要に応じ、起案する部局又は基盤機関の課等若しくは関係がある部局又は基盤機関の課等(以下「関係課等」)において、これに対する措置、意見等を付記するものとする。
(合議)
第15条 起案文書の内容が他の部局に関係がある場合は、処理担当課等又は基盤機関の課等は、その課等の長又は専攻長(国立大学法人総合研究大学院大学文書決裁規程(平成16年法人規程第16号。以下「文書決裁規程」という。)第9条第2項に掲げる専決者を含む。以下同じ。)の承認を得た後、関係課等へ合議しなければならない。
2 前項の場合において、事前に関係課等へ協議し、意見の調整ができたとき、又は決裁を受けた後その内容を関係課等に連絡することをもって足りるときは、合議を省略することができる。
3 処理担当課等又は処理担当専攻の起案者は、合議の必要があると認めるときは、起案文書の原議書の合議欄に関係課等の長又は専攻長等の職名を記入するものとする。
4 合議を受けた関係課等は、その起案文書について速やかにその課等の長又は専攻長等の承認を得て、処理担当課等又は処理担当専攻へ送付しなければならない。
(合議文書の訂正)
第16条 関係課等が、合議文書について訂正を要すると認める場合は、処理担当課等又は基盤機関の課等と協議しなければならない。
2 合議文書を訂正しようとする者は、訂正箇所に押印し、又は原議書の備考欄にその旨を記入しなければならない。
(至急文書等の処理)
第17条 起案文書で緊急に処理する必要があるもの、秘密を要するもの又は重要なものは、他の文書に優先して処理するものとする。
2 前項の文書のうち特に緊急に処理する必要があるものについては、その文書の内容について十分説明することのできる者が持ち回りにより関係者の決裁又は承認を得るものとする。
(起案文書の確認及び訂正)
第18条 総務課長は、次に掲げる起案文書について処理担当課等の課長等の決裁又は承認を得た後において、誤字、脱字又は公用文として不適当な用語がないことを確認するものとし、訂正の必要を認めるときは、起案関係者に連絡の上、訂正するものとする。
(1)学長、理事、副学長、研究科長、附属図書館長、学融合推進センター長、情報基盤センター長の決裁又は承認を要する文書
(2)課長及び主幹名による発送文書
(決裁月日の記入)
第19条 決裁を得た前条に規定する起案文書については、処理担当課等において、当該原議書の決裁月日欄に決裁月日の記入を受けなければならない。
(名義及び決裁)
第20条 文書の名義及び決裁については、別の定めがあるもののほか、文書決裁規程の定めるところによる。
第4章 文書の発送等
(浄書,印刷等)
第21条 発送文書(第5条第2項に規定する文書を除く。第22条及び第24条において同じ。)の浄書、印刷、照合等は、処理担当課等において行う。
(発送文書の日付)
第22条 発送文書の日付は、決裁の月日とする。ただし、特別の事情があると総務課長が認めたときは、発送文書の日付を決裁の日付と異にすることができる。
(公印の使用)
第23条 公印は、「国立大学法人総合研究大学院大学公印規程(平成16年法人規程第1号)」の定めるところにより使用しなければならない。
2 前項にかかわらず、第2条第2項に規定する部局に発送する文書は、重要なものを除き、公印の使用を省略することができる。
3 前項の規定により、公印の使用を省略する場合は、当該文書に公印を省略したことを明記するとともに、担当名等を記載しなければならない。
(発送準備、送付等)
第24条 発送文書の発送準備は、処理担当課等において行う。
2 文書の発送は、すべて総務課において行う。ただし、処理担当課等において携行して発送する文書についてはこの限りではない。
(発送文書の保管)
第25条 前条の規定により発送を終了した文書に係る起案文書については、総務課において当該原義書の発送月日欄に発送月日を記入しなければならない。
2 前項の規定により原義書及び文書処理簿に記入を終了した起案文書は、処理担当課等が保管する。
(発送文書以外の文書の保管)
第26条 発送文書以外の起案文書は、その決裁が終了したときは、総務課において当該原義書及び文書処理簿の完結月日欄に完結月日を記入しなければならない。
2 前項の規定により原義書及び文書処理簿に記入を終了した起案文書は、処理担当課等が保管する。
第5章 秘密文書の取扱い
(秘密の保持)
第27条 秘密文書の処理に当たつては、その秘密が漏れないよう細心の注意を払わなければならない。
(秘密文書の区分)
第28条 秘密文書は、次の2種類に区分するものとする。
(1)極 秘  秘密保全が高度に必要なものであって、重大な損害を与えるおそれがあ
        る事項が記載されているもの
(2)秘    極秘に次ぐ程度の秘密であって、関係者以外には知らせてはならないもの
(秘密文書の区分の指定等)
第29条 秘密文書の区分の指定及び秘密保全を要する期間の指定は、総務課長が行う。
(秘密文書の表示等)
第30条 秘密文書に係る原議書及び発送文書には、第28条各号の区分を表示しなければならない。
2 秘密文書に係る原議書の決裁又は承認についての回付に当たつては、起案者が封筒に入れ、持ち回りをしなければならない。
第6章 人事関係文書の処理の特例
(人事関係文書の処理)
第31条 人事関係文書の処理の特例については、別に総務課長が定めるところによる。
2 人事関係文書とは、個々の職員についての人事に関する文書をいう。
第7章 補則
第32条 この規程の運用に関し疑義のあるときは、総務課長が決定する。
附 則
  この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成18年6月6日法人規程第3号)
  この規程は、平成18年6月6日から施行し、平成18年4月1日から適用する。
附 則 (平成19年4月24日法人規程第4号)
  この規程は、平成19年4月24日から施行し、平成19年4月1日から適用する。
附 則(平成20年3月27日法人規程第14号)
  この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成22年3月25日法人規程第5号)
  この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附 則(平成23年3月28日法人規程第18号)
  この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成25年2月7日法人規程第4号)
  この規程は、平成25年3月1日から施行する。
附 則(平成25年3月26日法人規程第18号)
  この規程は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成25年3月26日法人規程第29号)
この規程は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成27年3月25日法人規程第13号) 
   この規程は、平成27年4月1日から施行する。 
附 則(平成27年6月24日法人規程第38号) 
   この規程は、平成27年7月1日から施行する。 
附 則(平成28年6月29日法人規程第7号)
   この規程は、平成28年7月1日から施行する。
附 則(平成29年3月22日法人規程第4号) 
 この規程は、平成29年4月1日から施行する。 
 
別表(第8条関係)
  文書記号及び文書番号
  文書の記号は下記のとおりとし、文書番号は毎年4月1日に始まり3月31日に終わるものとする。
  記

所 属

文 書 記 号

総務課

総研大総第  号

財務課

総研大財第  号

学務課

総研大学第  号

国際・社会連携課

総研大国第  号

内部監査室・監事室

総研大監第  号

広報社会連携室

総研大広第  号

学融合推進センター

総研大学融第  号

学術情報基盤センター

総研大情セ第  号

アーカイブ室

総研大ア第  号

附属図書館

総研大図第  号

文化科学研究科地域文化学専攻

総研大文地第  号

文化科学研究科比較文化学専攻

総研大文比第  号

文化科学研究科国際日本研究専攻

総研大文国第  号

文化科学研究科日本歴史研究専攻

総研大文日第  号

文化科学研究科日本文学研究専攻

総研大文文第  号

物理科学研究科構造分子科学専攻

総研大物構第  号

物理科学研究科機能分子科学専攻

総研大物機第  号

物理科学研究科天文科学専攻

総研大物天第  号

物理科学研究科核融合科学専攻

総研大物核融合第  号

物理科学研究科宇宙科学専攻

総研大物宇第  号

高エネルギー加速器科学研究科加速器科学専攻

総研大高加第  号

高エネルギー加速器科学研究科物質構造科学専攻

総研大高物第  号

高エネルギー加速器科学研究科素粒子原子核専攻

総研大高素第  号

複合科学研究科統計科学専攻

総研大複統第  号

複合科学研究科極域科学専攻

総研大複極第  号

複合科学研究科情報学専攻

総研大複情第  号

生命科学研究科遺伝学専攻

総研大生遺第  号

生命科学研究科基礎生物学専攻

総研大生基第  号

生命科学研究科生理科学専攻

総研大生生第  号

先導科学研究科生命共生体進化学専攻

総研大先進第  号

別紙様式
別紙様式第1号(第8条、第19条、第25条、第26条関係)
       国立大学法人総合研究大学院大学文書処理簿(  年度)
 文書記号  総研大  第  号(  課)
文書番号受付月日件   名発信者又は受信者起案月日決裁月日完結月日又は発送月日
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
別紙様式第2号(第9条、第10条関係) 
           国立大学法人総合研究大学院大学文書受領簿
 文書記号 総研大     第   号(   課)
受付月日 文 書 番 号 受領者受付月日 文 書 番 号 受領者