国立大学法人 総合研究大学院大学 規程集(学外)

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国立大学法人総合研究大学院大学法人文書ファイル保存要領
平成29年1月31日
学 長 裁 定 
国立大学法人総合研究大学院大学法人文書管理規程(平成23年法人規程第6号)第14条に基づき、国立大学法人総合研究大学院大学における法人文書ファイル等の適切な保存に資するため、以下のとおり法人文書ファイル保存要領を定める。
 
1 紙文書の保存場所・方法 
(1)事務室における保存 
① 事務室においては、年度ごとにまとめられた法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のもの)について、現年度の法人文書ファイル等と前年度の法人文書ファイル等とを区分して書棚(ファイリングキャビネットなど)に保存する。この場合、現年度の法人文書ファイル等の保存場所を職員にとってより使いやすい場所とするよう配意する。 
② 年度末においては、新年度の法人文書ファイル等の保存スペースを空けるため、法人文書ファイル等の移動を行う。ただし、継続的に利用する法人文書ファイル等にあっては、現年度の保存場所で保存することができる。 
③ 個人的な執務の参考資料の収納場所は、職員各自の机の周辺のみとする。 
 
(2)書庫における保存 
① 前々年度以前の法人文書ファイル等については、法人文書を適切に保存できる書庫等で保存する。ただし、継続的に利用する法人文書ファイル等及び、保存期間が「常用」または「永年」とされている法人文書ファイル等にあっては事務室で保存することができる。 
② 継続的に利用する法人文書ファイル等として継続して事務室で保存されている法人文書ファイル等については、年度末に、文書管理者が利用状況等を勘案し、書庫への移動を決定する。 
③ 個人的な執務の参考資料は書庫等に置いてはならない。 
 
(3)機密性の高い法人文書ファイル等 
 (1)及び(2)にかかわらず、機密性の高い法人文書ファイル等については、施錠のできる書庫等に保存し、不正な持ち出しや盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。 
 
(4)ファイリング用具及び書棚の表示と所在管理 
① ファイリング用具の見出しや背表紙の表示については、作成・取得年度、ファイル名、保存期間、保存期間満了日、担当課(室)・係等を明記する。 
② 書棚は、法人文書ファイル等の所在を明らかにするため、棚番号を付すとともに、法人文書ファイル等にも同一の番号を付し、所在管理を行う。 
 
2 電子文書の保存場所・方法 
(1)電子文書は、文書の改ざんや漏えい等の防止等の観点から、アクセス制限(文書管理者、担当者等に限定)された課等の業務共用フォルダに保存する。 
(2)保存期間満了時の措置を移管としたもので、電子文書で移管するものは、適切な方式で保存する。 
(3)長期に保存する電子文書については、国際標準化機構(ISO)が制定している長期保存フォーマットの国際標準等で保存するなど、利活用が可能な状態で保存する。 
(4)電子文書は、必要に応じ、パスワードの設定、暗号化、電子署名の付与等を行うとともに、バックアップを保存する。 
 
3 引継手続 
(1)文書管理者の異動の場合の法人文書ファイル等の引継手続については、当該文書管理者から後任者に引き継ぐものとする。 
(2)組織の新設・改正・廃止の場合の法人文書ファイル等の引継手続きについては、法人文書情報管理システム上の設定を新しい部署に設定または引き継ぐ部署に変更するとともに、法人文書ファイル等の保管場所について新しい部署または引き継ぐ部署に引き継ぐものとする。 
 
4 集中管理の推進に関する方針 
(1)集中管理の推進に関する方針については、組織体制や書庫の状況等も勘案した上で、定めるものとする。 
(2)集中管理の推進に関する方針ができるまでの間は、各課等で保存するものとする。 
 
5 その他適切な保存を確保するための措置 
  ファイリング用具の見出しや背表紙等の表示内容について、法人文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう、少なくとも毎年度一回、文書管理者が確認する。 
 
附 則 
 この要領は、平成29年2月1日から施行する。